Movimentar um empreendimento sem uma gestão documental eficiente pode trazer alguns prejuízos difíceis de contornar. Confira quais são eles.

A extensa documentação inerente a um negócio é como o funcionamento dos órgãos internos do ser humano: vital, simples assim. Se um deles não funciona como deveria, sabemos muito bem o que pode acontecer, assim vale para todo o emaranhado de arquivos de uma companhia. Escondidos e burocráticos, não representam as ideias da empresa, assim como não fazem parte da estética, do exterior.

Agora, experimente deixar toda essa documentação ao relento, sem os cuidados especiais que merece. A saúde da empresa fica extremamente debilitada, podendo entrar em colapso, se o impacto da negligência for grande. Confira os cinco maiores prejuízos quando você não gerencia os documentos de sua empresa.

 

Lacunas na comunicação

Comunicação significa informação, um dos combustíveis para que todos realizem o trabalho esperado dentro de uma companhia. Um sistema de gestão documental moderno e eficaz evita que haja lacunas entre processos em setores diferentes, mas que buscam o mesmo objetivo.

Quando a empresa é grande e possui funcionários em diversos locais, seja na mesma cidade, estado ou mesmo país, é importante que todos eles tenham acesso aos materiais pelos quais têm alguma parcela de responsabilidade.

Atualização das equipes

Segue paralelamente ao acesso à comunicação entre setores, filiais e bases. Empresas com grande giro de clientes, colaboradores e processos gerais passam por renovações e atualizações constantes, e tudo isso deve ser facilmente encontrado nos arquivos e documentos relativos às mudanças.

No caso, quando falamos em qualquer coisa que se assemelhe à centralização de procedimentos, informação e atualizações em uma companhia, nos referimos a um processo perigoso, por sobrecarregarmos um setor, por não distribuirmos responsabilidades, enfim, são muitos os motivos.

Qualidade no serviço

Irrefutavelmente, perdemos muito em qualidade quando não aplicamos a GED, também conhecida como Gestão Eletrônica de Documentos. Fica muito mais fácil conduzir um trabalho, manter o foco nele, quando a organização é dividida entre o esforço humano e a automatização digital.

Além disso, conseguimos dar prosseguimento às etapas sem ter que esperar horas ou dias até que alguém confirme, aprove, revise, enfim, é tudo muito mais rápido, consequentemente, eficaz e preciso.

Ao cobrir funcionários em férias, por exemplo, aqueles que chegaram depois encontram muito mais facilidade em lidar com o que já estava sendo feito, já que o próprio mecanismo do software da gestão documental e as possíveis indicações de quem estava realizando determinada tarefa apontam o caminho que deve ser seguido.

Perda econômica

Quando a influência negativa vai direto para o bolso, naturalmente a preocupação passa a ficar ainda maior. Há inúmeros gastos, diretos e indiretos, que podem recair sobre o seu empreendimento sem a devida organização dos documentos.

Gastos com multas, com processos legais na justiça, com aluguel de espaço para concentrar os documentos físicos, papel para reproduzir tudo isso, funcionários para manter esse espaço ajustado, outro para levar e trazer papelada de um lugar para o outro, bom, acho que já deu para perceber que a falta de uma gestão eletrônica de documentos é financeiramente improdutiva.

Tempo

Deixamos o prejuízo mais preocupante para o final de nossa lista. Perder para os ponteiros do relógio pode ser a pior mazela para um negócio, o pior veneno para tal organismo, já que todo o resto já citado aqui também é diretamente afetado.

Ficou fácil perceber, a partir de todos os outros tópicos, que nos referimos à agilidade e qualidade dos serviços prestados, dos processos realizados, da troca de informações, atualizações, basicamente, tudo. Não há outra saída, para cuidar desse complexo organismo chamado gestão documental, boas doses de tecnologia e modernidade devem ser aplicadas, sem contraindicação alguma.

 

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