Armazenamento e gestão de documentos podem fazer com que o passivo trabalhista seja contido. Veja como gerir a situação.

Documentos trabalhistas podem causar problemas para qualquer companhia, definitivamente, se não forem bem geridos. A legislação é específica em inúmeros tópicos, por isso, a prática de gestão deve ser eficaz e organizada, através da Gestão Eletrônica de Documentos e dos registros físicos também necessários, principalmente quando a rotatividade na companhia é grande.

Manutenção de documentos

Para tomarmos uma boa noção de como funcionam essas exigências legislativas, o setor de RH de uma empresa tem como obrigação manter os documentos trabalhistas de determinado funcionário por um prazo de cinco anos, contando com um limite estipulado de dois anos depois que o contrato de trabalho for extinto, isso de acordo com o artigo 7º, XXIX da Constituição Federal.

Enquanto isso, os documentos referentes à previdência dos funcionários devem ser mantidos entre 20 e 30 anos, sempre no formato original, o que demanda bastante esforço organizacional, como podemos perceber.

No caso de uma má gestão desses documentos, as multas passam a ser muito mais recorrentes do que deveriam. Exatamente por isso, é fundamental manter papéis relacionas às admissões, holerites, demissões, tudo armazenado e destacado da forma correta.

Riscos

São inúmeros os riscos que o setor de Relações Humanas assume ao tratar com negligência o controle de documentos da companhia. Falhas humanas de diversas naturezas podem acabar influenciando negativamente nessa organização, gerando as multas inconvenientes.

Perdas e extravios durante alguma das etapas de transição de um papel de um setor para o outro, má conservação do papel, pouco espaço para guardar uma quantidade de documentos maior do que a imaginada, dificuldade em acessar conteúdos específicos, enfim, a vida de um profissional na área, que já tem tantas outras coisas para resolver, pode ficar ainda mais difícil.

Gestão consciente

Uma gestão documental adequada começa com a implementação de um sistema eletrônico de manutenção, através da digitalização dos documentos; facilitando as etapas de checagem, de envio de material, modernizando o setor e a companhia através de algum dos softwares disponibilizados por empresas com experiência no assunto.

A centralização das funções relacionadas aos documentos deve existir apenas no arquivamento desses materiais, para que a possibilidade de extravio seja minimizada, mas é importante descentralizar o acesso ao conteúdo presente em muitos desses arquivos, assim, nada melhor do que um sistema que possibilita o acesso diretamente do próprio computador, se esse for devidamente cadastrado, obviamente.

A gestão documental deve ser detalhada, como já deixamos bem claro, para que as obrigações, que podem ser semestrais ou anuais, sejam sempre devidamente cumpridas. Com uma gestão informatizada, há um detalhamento específico sobre as datas e necessidades, de acordo com o registro que foi feito na hora da digitalização.

Cópias de segurança também são mais do que recomendáveis, nesse caso, de documentos essenciais, que por um motivo ou outro, devem sair dos armários com maior frequência. Se for apenas uma consulta ou checagem, nada que o programa eletrônico de gestão documental não possa resolver.

Obviamente, todos os funcionários que deverão atuar com alguma constância no setor devem ser muito bem direcionados e, se for o caso, treinados para lidar com a quantidade considerável de documentos trabalhistas, para que os sumiços não aconteçam e a digitalização dos arquivos seja bem acompanhada, realizada com eficiência. Através desses passos, é possível uma gestão documental responsável.

 

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