Não podemos tratar toda a documentação inerente a um negócio sem uma boa dose de planejamento e maturidade empresarial. Veja como melhorar e relação com a papelada.

A quantidade de documentos irrelevantes mantidos em escritórios e seções inteiras de arquivos reflete muito bem o tratamento dado ao setor. Para criarmos uma ideia, de acordo com pesquisas, cerca de dois terços de todos os papéis armazenados nas empresas são completamente inúteis, obsoletos mesmo, mantendo o RH das companhias travado, perdendo tempo com tarefas completamente desnecessárias.

O importantíssimo arquivamento de toda a espessa documentação de um empreendimento deve ser realizado de forma sistemática e, preferencialmente, com o auxílio de softwares específicos, exatamente para digitalizar tudo o que for possível e acabar com toda a papelada ocupando espaço nos armários. Terceirizar o serviço pode ser uma ótima ideia.

Eliminando multas danosas ao desenvolvimento financeiro da companhia e salvando o bem mais precioso que seus funcionários podem ter, conhecido como tempo, encaminhamos a prosperidade do negócio. Confira agora algumas dicas para viabilizar o caminho entre todo aquele emaranhado de papéis irrelevantes e ultrapassados.

 

Tempo de arquivamento para cada documento

Cada arquivo deve ser mantido entre os registros de uma empresa de acordo com o tempo exigido pela legislação. Quando há um número de funcionários grande no setor responsável pela manutenção desses documentos, erros por inexperiência podem acabar gerando algumas multas à companhia.

Por isso, é importante criar uma tabela com o tempo de durabilidade exigido de cada modelo de documento. Por exemplo, os registros de Contribuições para o Financiamento da Seguridade Social, também conhecidos como COFINS, devem ficar entre as guardas obrigatórias por cinco anos, enquanto os comprovantes de tributos da Previdência Social devem ficar por 20 ou 30 anos, exigindo ainda mais organização.

Espaço Físico

Pode parecer besteira, mas ajustar o espaço é fundamental para uma boa gestão documental, mesmo depois de nos livrarmos dos registros não necessários. Devemos sempre lembrar que, instantaneamente ao momento em que começamos a empreender, as folhas de papel passam a se reproduzir em um ritmo frenético, dificultando em 100 % o armazenamento, caso ainda não tenha sido planejado.

Apelar para a GED, como já salientamos, é uma das melhores formas de criar espaço, dar um respiro aos documentos mais importantes e garantir que nada se perca pelo caminho. A Gestão Eletrônica de Documentos é um caminho sem volta para as empresas, que economizam em funcionários, em papel e em espaço físico ao começar a rodar.

Documentos contábeis em boa condição

As NF-e, isso é, as notas fiscais eletrônicas têm sua importância irrefutável, de certo, mas é preciso lembrar que as multas aplicadas às companhias que não têm a documentação correta de mercadorias é bem representativa.

Organizar os documentos contábeis separando-os por assunto, sempre em ordem crescente a partir da data em que foram emitidos, é o jeito ideal de manter-se longe dessas penalidades econômicas, e isso vale para as digitalizações e os documentos físicos. Apenas para não deixar passar batida a oportunidade, capas transparentes são ótimos aliados desses papéis, que podem acabar danificados, por inúmeras razões.

Físico, apenas o essencial

A legislação brasileira ainda caminha para passar a aceitar documentos digitalizados oficiais, por isso, mantenha apenas o que for primordial nos armários de seu escritório, digitalizando todo o resto. Contar com programas que automatizam pesquisas, lembretes de datas e tantas outras funções é o que de melhor você pode fazer na gestão documental de sua empresa, sem deixar organizar os documentos físicos.

Se você quiser saber como a 2Safe pode ajudar sua empresa a arquivar documentos de forma eficiente e alavancar a gestão documental de forma segura e de baixo impacto conheça nossa solução.