Automatizar a gestão documental é uma das melhores formas de fazer com que os setores de uma companhia funcionem a todo o vapor.

Completamente desnecessário começar nossa conversa expondo todos os benefícios que a internet pode trazer à sua rotina (muito menos os possíveis prejuízos, já que não vem mesmo ao caso). Paralelamente, o modelo de atuação dentro das companhias e organizações também se adaptou, adequando tecnologias às suas estruturas, e é exatamente sobre isso que falaremos.

Dessa forma, os monstros que podiam ser os armários de arquivos de algumas empresas ganharam um desafogo, através da digitalização de documento e da gestão automatizada que a internet sustenta e possibilita.

A empresa ganha de inúmeras formas com a aplicação desses softwares por parte das companhias especializadas no assunto, com a capacidade de diagnosticar demandas de acordo com as exigências e necessidades da contratante.

O maior benefício, no entanto, é o ganho em produtividade na maioria dos setores, da chefia aos funcionários, por inúmeras razões práticas, de acordo com a rotina na maioria das empresas.

Parado no trânsito

Esqueça a chance de ter que mandar enviar ou buscar documentos dos quais você só precisa checar o conteúdo, por exemplo. Não há mais essa necessidade, já que a integração a partir do software faz com que o acesso seja liberado a todos que estejam regulados no acesso aos arquivos.

Isso significa que o trâmite de papéis é minimizado por completo, dinamizando o serviço de todos os envolvidos, salvando o tempo que seria necessário para chamar um profissional, separar o material, encontrá-lo na seção correta, recebê-lo do outro lado, enfim, toda essa demora.

Nem o e-mail, símbolo dessa agilidade pós-internet, se faz presente, já que o software conta com mecanismos capaz de destacar e compartilhar os arquivos destacados, se é que eles já não estão em acessos liberados a todos os “cadastrados”.

Descentralização

Quando não é necessário que apenas um setor corra atrás de documentos para tantos outros, a vida de todos fica mais leve. É muito mais simples abrir arquivos de um determinado assunto do seu próprio computador, do que ter que fazer pedidos para as pessoas. Nada contra elas, logicamente, mas se houver requisições de todos os outros setores, o seu pode acabar ficando por último.

Agilidade total

Mesmo que você ainda não tenha se aventurado na tentativa de iniciar um empreendimento, já deve ter notado, em algum momento de sua vida, que lidar com papéis não é tarefa simples. Se já é possível se enrolar todo com contas e cartas derivadas, imagine com a combinação de obrigações jurídicas, sociais, trabalhistas, notas fiscais, registros…

Por mais que haja um departamento com funcionários experientes na função, o processo acaba sendo mais lento do que deveria. Com um sistema informatizado, salva-se muito tempo encontrando papéis referentes a um funcionário com anos e anos de casa, por exemplo, assim como notas fiscais específicas, e por aí vai.

Foco e desenvolvimento

O próprio desenvolvimento das tarefas é muito mais ágil quando não temos quilos e mais quilos de folhas sobre a nossa mesa. Abas e janelas facilitam muito o serviço de qualquer um, ainda mais quando já há ferramentas que selecionam assuntos específicos, de acordo com palavras-chave e afins.

Conta também o fato de que a transferência de tarefas entre os funcionários fica muito mais leve e prática, sem as tais pilhas de papéis e anotações perdidas. Com o encaminhamento feito, possíveis trocas de turno ou coberturas de ausências acabam muito mais suaves.

No fim, a lista de benefícios na digitalização de documentos é grande, mas apresentamos aqui um belo combinado de motivos pelos quais a produtividade de sua empresa aumenta (e muito) com a organização digital dos arquivos.

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