O avanço da tecnologia, aliado com questões referentes a sustentabilidade, leva à uma busca, por parte das empresas, pela diminuição do uso de papel e realizações de impressões. Justamente por isso que é importante automatizar o processo de organização de documentos.

Somado a isso, temos ainda a perda de tempo que ocorre na impressão e arquivamento de papeis e documentos. É por isso que podemos concluir que automatizar o processo de organização de documentos é uma excelente alternativa para qualquer empresa. No entanto, é preciso conhecimento para fazer isso da maneira certa.

Vale lembrar que a gestão de documentos é uma ferramenta extremamente útil e eficiente no que diz respeito à organização das auditorias, no caso de necessidade de comprovar evidências.

Além disso, os avanços tecnológicos podem oferecer para a empresa uma maior possibilidade de automação de processos.

Obviamente, como você já deve imaginar, a automação nesses casos é realizada através de dispositivos eletrônicos e até mesmo softwares. Tudo isso permite agilizar e otimizar os processos que anteriormente eram feitos totalmente de forma manual e morosa.

Sabendo de tudo isso, vamos conhecer algumas formas de como automatizar o processo de organização de documentos. Vamos lá?!

Como automatizar o processo de organização de documentos?

Com tantas opções de aplicativos, redes sociais empresariais, nuvem, sistemas de gestão com integração e outros, não poderia ser diferente o crescente aumento das ações de automatizar o processo de organização de documentos.

Sendo assim, é sempre interessante que se invista em soluções para isso, visto que diariamente as empresas costumam enviar e receber uma grande quantidade de informações, tais como propostas, relatórios, análises, formulários e etc.

O fato é que, mesmo tendo um alto fluxo de circulação de documentos, muitas empresas ainda utilizam exclusivamente o papel, exigindo espaço físico para armazenamento do mesmo, tempo dos funcionários para arquivamento e também conhecimento sobre a localização dos mesmos no sistema de arquivos.

Então vamos conhecer algumas formas de automatizar o processo de organização de documentos, tendo como objetivo a conquista de agilidade e qualidade:

  1. Migrando para o ambiente eletrônico

Realizar a eliminação de documentos físicos, exceto aqueles que são verdadeiramente necessários, visto que elevam risco de erros e levam a perda de tempo.

Depois de mover para o ambiente eletrônico, essa gestão se dará de forma mais eficiente e a empresa terá um custo menor, menos perdas e mais segurança.

  1. Mapeando o processo

Para automatizar o processo de organização de documentos, é preciso, primeiramente, mapear os processos da empresa. Isso porque é preciso conhecer bem todas as atividades. Com isso, pode-se também mapear procedimentos errados e fazer sua correção.

  1. Informações para serem compartilhadas

Ao automatizar o processo de organização de documentos, é essencial que haja interação com parceiros, para que se possa trocar informações e integrar os sistemas de forma rápida, alcançando mais praticidade e rapidez.

  1. Software ou aplicativo de gestão documental

Sem dúvidas, um software ou aplicativo pode ser um grande aliado, visto que permite realizar diversas atividades, tais como o acompanhamento do estoque, arquivamento de processos, documentação do RH, transações interligadas e até mesmo pagamentos.

Por fim, como uma forma de garantia, ao automatizar o processo de organização de documentos, é interessante ter um sistema de backup na nuvem, lembrando que alguns softwares já oferecem esse serviço.

Lembre-se ainda que se a geração de documentos é grande, pode ser necessário bastante espaço, mas é fundamental. A automação na gestão documental é muito mais segura com o suporte da internet. Isso sem falar na rastreabilidade.

Então pronto, agora você já sabe como automatizar o processo de organização de documentos da sua empresa. Então, não perca mais tempo e implemente-o agora mesmo!

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