No mundo empresarial que estamos vivendo, proteger arquivos e informações importantes é algo essencial para a segurança de uma empresa.

O número de informações e documentações a cada ano é maior, sendo necessária uma forma de armazenar estes dados rapidamente, de forma segura e com fácil acesso para pessoas habilitadas.

Uma forma de garantir este controle e melhorar a gestão de documentos será incluir um gerenciador eletrônico de documentos.

Muitas pessoas ainda desconhecem esta ferramenta, deixando de utilizar esta solução técnica que leva muita praticidade para dentro da empresa.

Veja agora o que é e porque um bom gerenciador eletrônico de documentos é tão importante.

Entendendo o que é um gerenciamento eletrônico de documentos

Os gerenciadores eletrônicos de documentos possuem muitas tecnologias que facilitam a acessibilidade aos documentos de forma digital, reforçando um controle correto sobre a maneira de como estes documentos são armazenados, e a maneira de consultar os documentos digitais de forma mais rápida e eficiente.

Sendo mais específico, um gerenciador eletrônico de documentos irá garantir uma segurança melhor para os arquivos digitais e muita agilidade no momento de localizá-los.

Benefícios de um gerenciador eletrônico de documentos

Esta gestão de documentos facilitada demais a rotina dentro das organizações, pois seus benefícios são muitos, veja os principais:

  • Diminuir a necessidade de arquivo físico, reduzindo desperdícios de tempo nas buscas e organização de documentações;
  • Fácil acesso aos documentos;
  • Possibilidade de integrar com sistema da empresa, facilitando a distribuição de acesso aos documentos para todas as áreas da mesma;
  • Gestão do patrimônio da empresa, facilitando organização, e o arquivamento correto de documentações;
  • Possibilidade de armazenar qualquer tipo de documentação;
  • Qualquer empresa poderá utilizar;
  • Armazenamento também pode ser feito através de computação em nuvem apenas, necessitando de um pequeno espaço físico para organização.
Porque utilizar a gestão eletrônica de documentos?

É uma ferramenta bastante utilizada por empresas com grandes fluxos de documentações, porém este processo é útil para todas as empresas, não existindo uma regra determinando o uso ou qual tipo de empresa deverá utilizar a ferramenta.

Para ter certeza da utilização desta ferramenta em sua empresa é preciso levar em consideração alguns pontos específicos, como:

  • Fluxo de documentos: verifique a quantidade de documentos e a periodicidade de pesquisas em seu arquivo. Quanto maior forem estes dados, maior será a necessidade de adquirir a ferramenta;
  • Tempo gasto com documentos: verifique a média de tempo que seus funcionários gastam arquivando e pesquisando documentos, pois se for muito tempo, a implantação de um sistema GED trará muito benefícios;
  • Organização: seu arquivo é organizado? Verifique se existem riscos de documentos serem perdidos, acarretando em grandes prejuízos para a empresa e dores de cabeça com clientes.
Principais características de um gerenciamento eletrônico

Os sistemas são feitos para realizar o armazenamento, upload e recuperação de dados conforme necessidade de cada empresa. Veja as principais características de um gerenciador de documentos.

  • Formas de armazenar e arquivar documentos;
  • Possibilidade para suportar e gerenciar conformidades e requisitos exigidos por lei;
  • Forma para organização de documentos facilitada, através de sistema de indexação;
  • Ferramentas que possibilitam pesquisar, carregar e capturar informações dentro do sistema;
  • Segurança de acesso, impedindo que pessoas não autorizadas acessem os documentos;
  • Possibilidade de compartilhamentos automáticos de documentos para setores e pessoas específicas;

O gerenciador eletrônico de documentos é uma ferramenta que possibilita armazenar e proteger, de forma muito segura, as informações da empresa, sendo disponibilizadas de forma simples e prática para as pessoas habilitadas.

Se você está buscando novas ideias e formas para melhorar os processos de sua empresa, aproveite esta tecnologia inovadora, aposte em um gerenciador eletrônico de documentos.

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