Não importa qual seja o ramo ou setor de atuação, bem como as demais variáveis de uma empresa, o fato certeiro é que a tecnologia é uma aliada e deve ser aplicada como tal para melhorar processos utilizando a logística de documentos.

Sem dúvidas esses avanços se tornam uma realidade cada vez maior, abrangendo desde empresas de pequeno porte até grandes corporações.

O fato é que para uma grande quantidade de empreendedores, a gestão documental pode não ser uma prioridade, no entanto, eles são parte fundamental para o andamento e processos da empresa. Por isso organizá-los é tão imprescindível.

Então, vamos saber um pouco mais sobre como melhorar processos com documentos utilizando logística de documentos. Vamos lá?!

A importância de melhorar processos com documentos utilizando logística de documentos

Todos os negócios têm de lidar diariamente com uma grande quantidade de documentos, sejam eles contratos de trabalho, formulários, comprovantes ou outros.

Para administrar bem tudo isso é preciso contar com métodos que sejam eficientes, fazendo uso das ferramentas necessárias que sejam apropriadas às necessidades.

No entanto, é fato que essa não é uma tarefa simples e envolve diversos processos que vão desde o controle até o arquivamento e consulta de qualquer tipo de documentação.

Justamente por isso é que é fundamental melhorar processos com documentos utilizando logística de documentos. Somente ter um gaveteiro não é o suficiente.

Isso porque o foco desse tipo de gestão é organizar de modo que tudo possa ser mais facilmente encontrado.

Mas afinal, como melhorar processos com documentos utilizando logística de documentos?

Sem dúvidas é muito importante melhorar processos com documentos utilizando logística de documentos, afinal, é algo fundamental para o bom funcionamento de uma empresa.

No entanto, para implementar, é preciso adquirir algumas práticas que são descritas a seguir, veja:

  1. Faça a separação dos documentos de acordo com seu uso

O principal é ter uma lista que permita gerenciar os documentos de forma ágil e simples, classificando-os assim:

  • Documentos que devem ser armazenados em forma física;
  • Documentos que podem ser armazenados eletronicamente;
  • Documentos que não precisam ser guardados.

 

  1. Organize o espaço físico de guarda

Certamente não é possível se livrar de 100% dos documentos em papel, no entanto, isso não significa que devam ser deixados de lado. Então, junte esses documentos em apenas um lugar, como uma sala ou armário de arquivos. Depois, pense em uma forma de simplificar esses documentos e pastas podendo ser por ordem alfabética, data ou o que você preferir.

 

  1. Temporalidade deve ser considerada

Obviamente nem todos os documentos podem ser guardados para sempre. Então, providenciar o descarte daqueles que não servem mais é uma pratica altamente recomendável, que permite um acesso mais fácil àqueles documentos que realmente importam.

 

  1. Estabeleça uma rotina de digitalização

Na organização para melhorar processos com documentos utilizando logística de documentosalguns documentos têm de ser digitalizados. Então, a dica é ter um porta documentos separado para cada departamento. Assim cada funcionário pode ir depositando os papeis ao longo do dia, ou semana, para que sejam digitalizados posteriormente.

Defina então um horário do dia ou um dia da semana para que esse processo de digitalização seja realizado. Também lembre de ter um backup automático desses documentos eletrônicos na nuvem.

 

  1. Política de uso de documentos

É fundamental padronizar os processos para melhorar processos com documentos utilizando logística de documentos. Por isso, defina regras claras para uso e transporte de documentação que seja eficiente, ágil e segura. Assim, é possível garantir o bom andamento das atividades e mitigar riscos.

Pronto, agora você já sabe como melhorar processos com documentos utilizando logística de documentos. Aproveite essas dicas e comece o quanto antes!

Se você quiser saber como a 2Safe pode ajudar sua empresa a melhorar os processos de sua empresa e alavancar a gestão documental de forma segura e de baixo impacto conheça nossa solução.