Com todo o desenvolvimento e crescimento empresarial, o empresário cada vez mais precisa estar muito atento a toda a burocracia gerada. Mesmo com a tecnologia a seu favor, é necessário fazer muitos controles, incluindo o controle e gestão documental.

Cada documento possui uma data de validade, uma forma para armazenamento e muitas outras peculiaridades, sendo necessária uma gestão eficiente para garantir que a empresa não sofra nenhum prejuízo no futuro, como perda de clientes e prejuízos com processos trabalhistas.

guarda de documentos e a gestão de documentos são processos diferentes, porém complementares, sendo necessário em muitos casos aplicar os dois para garantir melhor segurança e organização para a empresa. Entenda agora quais as diferenças entre guarda de documentos e a gestão de documentos e saiba como utiliza-las a seu favor.

Guarda de Documentos X Gestão de Documentos

Para entender como eles se complementam é fácil, pois para guardar documentos serão necessário hábitos e rotinas, enquanto que fazer a gestão destes documentos serão necessário sistemas e processos.

Guarda de Documentos

Um serviço que oferece a infraestrutura altamente segura e tecnológica, garantindo que todo o armazenamento será feito da melhor forma possível para o empresário.

Os acessos aos documentos são mais fáceis, aumentando à produtividade e reduzindo custos, principalmente o custo com pessoal.

Este serviço ajuda as empresas que possuem quantidades consideráveis de documentos para arquivar ou já arquivados, porém qualquer empresa pode optar. Sendo indicado para quem quer garantir que seus documentos estarão sempre em boas condições, em lugar adequado, apropriado e muito organizado.

Vantagens em planejar a guarda de documentos
  • Melhor segurança, tornando mais sigiloso e garantia de melhores práticas de armazenamento de informação;
  • Liberação de espaços físicos e digitais;
  • Aproveitamento de colaboradores;
  • Diminuição dos custos com espaço livre e com a manutenção de arquivo morto;
  • Diminuição de custos com a realocação de colaboradores em atividades fins;
  • Diminuição de custos com multas, comprovação de pagamentos, problemas judiciais, trabalhistas e fiscais;
  • Facilidade de recuperação e movimentação de documentos;
  • Facilidade de comprovação em processos de auditorias e fiscalizações.
Gestão de Documentos

Qualquer empresa que busca um desenvolvimento de processos precisa integrar seus dados e documentos com sistemas de gestão.

Os sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos trazem muita transparência, organização, agilidade e praticidade para a empresa, facilitando o uso, gerando redução de custos e trazendo mais rentabilidade sobre os serviços de seus funcionários.

O armazenamento na nuvem também é muito utilizado como gestão de documentos, pois existem algumas empresas especializadas neste tipo de gestão, facilitando todo o processo de armazenamento, podendo ser utilizado a qualquer momento e em qualquer lugar.

Vantagens em planejar a gestão de documentos
  • Centralização dos documentos, facilitando o processo de armazenamento e compartilhamento;
  • Facilidade para a consulta de informações de forma ágil e simplificada;
  • Maior segurando de dados e documentos, permitindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso;
  • Mais facilidade sobre os prazos e controle de vencimentos de todos os documentos;
  • Facilidade de controle em relação a alterações e atualizações de documentos, identificando quando e quem alterou o sistema;
  • Redução de custos com impressões e circulação de papeis;
  • Melhor gestão de documentos recebidos e elaborados pela empresa;
  • Indicie de produtividade muito maior;
  • Maior seriedade e organização empresarial, facilitando o entendimento e o compartilhamento de dados entre os setores.

Conseguindo entender a diferença entre guarda de documentos e a gestão de documentos, ficará mais fácil de administrar seu negócio e planejar o armazenamento documental de sua empresa.

Aposte na tecnologia de sistemas de gestão documental, e torne mais fácil e prática a rotina para seus funcionários, garantindo um melhor aproveitamento de tempo e produtividade.

Se você quiser saber como a 2Safe pode ajudar sua empresa a melhorar os processos de sua empresa e alavancar a gestão documental de forma segura e de baixo impacto conheça nossa solução.