O atual avanço da tecnologia é muito útil para o desenvolvimento empresarial, pois a cada cenário que vivemos, está surgindo ou atualizando uma tecnologia para facilitar o crescimento do negócio.

Um dos problemas de todos os tempos nas organizações é a burocracia e toda a papelada que ela traz, sendo necessário um planejamento e gestão documental para garantir que nada se perca e seja fácil de encontrar, quando necessário; ainda mais que existem documentos com validade para a vida toda.

Para garantir que este processo de guarda de documentos seja sempre feito da melhor forma possível, é muito importante investir em tecnologia na gestão de documentos.

Por que investir na tecnologia de gestão documental?

A tecnologia abre muitas possibilidades de crescimento para o negócio, sendo a gestão documental uma delas, acelerando os processos e diminuindo riscos com problemas relacionados a clientes, fornecedores e passivos trabalhistas.

Por onde começar?

Primeiramente é muito importante entender em que nível de maturidade a empresa está e o que será preciso fazer para implantar a tecnologia na gestão de documentos.

É preciso entender quais são os documentos trabalhados, qual a periodicidade de atualização, quais prazos, com que frequência e por quem são acessados, e como será feito a integração entre arquivo físico e digital. Basicamente será necessário fazer um diagnóstico da situação atual, pensando como utilizar a tecnologia para melhorar todos os processos.

Por que apostar na gestão tecnológica de documentos

O uso em massa de papel já está ficando para trás, pois além de ser muito caro, estamos muito envolvidos com a preservação do meio ambiente e a sustentabilidade, fazendo com que a gestão tecnológica de documentos digitais seja uma grande opção, cada vez mais presente nas empresas.

Estas são apenas algumas vantagens, pois a gestão tecnológica de documentos possui muitas outras, veja:

  • Segurança durante a armazenagem e digitalização de documentos;
  • Melhorias de espaço, tempo e material durante o trabalho;
  • Maior velocidade durante a transmissão de dados documentais;
  • Controle e gestão de acesso a documentos sigilosos de acordo com permissões;
  • Rastreamento e mapeamento facilitado de documentação;
  • Maior organização documental;
  • Possibilidade de customização do sistema e suas tecnologias;
  • Download de documentos eletrônicos;
  • Segurança elevada dos dados;
  • Menor impacto ambiental e foco na sustentabilidade;
  • Evolução contínua de processos de gestão;
  • Facilidade na defesa de causas trabalhistas;
  • Processos facilitados e ágeis depois da implantação.
Implantando a gestão tecnológica de documentos

Depois de todo um estudo sobre o cenário atual de seu negócio e a verificação de tudo o que precisa para implantar a tecnologia, está na hora de aplicar as atualizações em seus processos.

Basicamente você irá começar implantando um sistema tecnológico de gestão documental de acordo com a necessidade do negócio, seguido de um treinamento para os seus colaboradores, ensinando a forma correta de como deve ser feito todo o processo de armazenamento e buscas. Logo no início você já irá perceber que o uso de papel irá diminuir. Não esqueça que é muito importante ter alguém responsável pela seguida manutenção e atualização de seu arquivo digital.

As empresas que investem em tecnologia na gestão de documentos conseguem um destaque muito maior em relação a estrutura e organização empresarial, melhorando a qualidade das informações e a produtividade de seus colaboradores.

Ao iniciar o processo tecnológico é muito importante manter a calma e planejar muito bem antes, pois qualquer mudança empresarial pode causar transtornos. Porém são problemas necessários, sendo que depois que este processo estiver pronto, a rotina empresarial será otimizada, garantindo uma melhor gestão de processos.

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