Todas as empresas precisam trabalhar controlando documentações, como contratos, contas, impostos e muitos outros. Porém, isso por mais simples que possa ser, poderá acabar tornando-se uma verdadeira dor de cabeça, já que uma má gestão documental poderá trazer sérios prejuízos para a empresa.

Imagine que um ex-funcionário colocou sua empresa na justiça; para comprovar que você estava fazendo tudo dentro da legislação, será preciso encontrar toda a documentação.

Agora imagine que ele está cobrando horas extras dos últimos cinco anos trabalhados, e você não consegue encontrar os cartões ponto assinados para comprovar isso para o juiz, pronto, você está correndo grande risco de ter que indenizar o funcionário, pagando estas horas extras e todos os reflexos.

Administrar seus documentos de forma correta acabará com estes problemas, portanto continue lendo este artigo e veja porque você deverá criar uma boa política de gestão de documentos.

Política clara de gestão de documentos

A padronização de processo é o principal fator de sucesso de qualquer administração. Portanto estabelecer rotinas claras para todos em relação ao uso e ao transporte de documentações é a melhor forma para garantir que nada se perca no meio do caminho.

A política de gestão de documentos deverá conter quais arquivos serão acessados e quem terá permissão, formas para solicitação de documentos, solicitação de inclusão de documentos, e solicitação de atualização de documentos.

Os padrões de arquivos físicos e digitais também deverão constar em sua política, neles devem ter os prazos para cada tipo de documento específico, lembrando que, um bom treinamento deverá ser feito, garantindo que todos entendam os processos e façam parte do projeto.

Implantando uma política de gestão de documentos você conseguirá ajudar a empresa, que sempre estará muito organizada em relação a documentação, garantindo que nunca, nada irá se perder durante as movimentações.

 

Por que criar uma política de gestão de documentos?

A política de gestão de documentos de uma empresa é muito importante para a saúde empresarial, pois muitos conteúdos importantes e necessários perdidos podem acabar se tornando grandes transtornos para a gestão.

Porém, quando esta gestão trabalhar forte em padronização de processos, incluindo uma política de gestão documental, muitos pontos acabam se tornando grandes benefícios, veja os principais.

·  Reduzir custos: trabalhar com muita documentação custa muito dinheiro para uma empresa, seja para atualizar, gerar, enviar e até mesmo procurar documentos, pois tudo isso acaba custando o tempo de colaboradores. A dificuldade em controlar processo se torna uma reação em cadeia, afetando diretamente outros setores da empresa, chegando até o cliente. A gestão de documentos irá garantir que todos os processos sejam padronizados, evitando gastos adicionais.

·   Menores quantidades: a quantidade de documentação gerada é muito grande nas empresas, sendo necessário muito tempo e dinheiro para armazenar tanto conteúdo. O investimento será em espaços físicos e servidores compatíveis e seguros, garantindo que nada se perca. As políticas de gestão de documentos garantirão que só o necessário será arquivado, excluindo documentos duplicados, e documentos que não são necessários.

·  Qualidade da documentação: a qualidade do material utilizado compromete muito o processo, pois seus documentos acabam tendo uma validade menor, perdendo a cor e estragando rapidamente. O ambiente e o local do arquivo também conta muito, pois não poderá ter umidade, calor, garantindo que todos permaneçam legíveis com o tempo.

·  Processo facilitado: as políticas de gestão de documentos garantem processos muito mais rápidos, melhorando a rapidez na forma de enviar, atualizar e solicitar documentação; garantindo que os colaboradores desperdicem tempo apenas buscando arquivos.

·   Segurança: no arquivo ficam muitos documentos importantes, como dados da empresa, balanço anual, investimentos, dados de clientes. A gestão de documentos irá garantir que nada se perca ou caia em mãos erradas.

Uma política de gestão de documentos, bem estruturada e objetiva, irá estabelecer diferentes e importantíssimas orientações relacionadas ao processo da gestão documental, melhorando as rotinas de arquivamento empresarial.

Invista em uma gestão documental e melhore muito as práticas utilizadas em sua organização, controlando melhor seus documentos e facilitando o acesso a eles de forma integrada.

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