As Inúmeras alternativas de aplicações na gestão documental fazem dela um processo necessário dentro de qualquer empresa.

Documentação e burocracia são assuntos sérios dentro de qualquer empresa organizada, já que o prejuízo recorrente de uma manutenção mal conduzida e as onerações oriundas de multas podem atrasar consideravelmente o desenvolvimento delas. Uma boa gestão documental tem, invariavelmente, uma matriz digital, aumentando a quantidade de aplicações possíveis.

Administração em fases

O processo de gestão documental passa por duas etapas primordiais: a fase corrente e a intermediária.

A primeira dela nada mais é do que a organização e a digitalização dos documentos já existentes, mesmo que estejam “fora de ordem” fisicamente. A digitalização pode ser feita através de scanners ou até mesmo fotos, como alguns softwares disponíveis na Gestão Eletrônica de Documentos (GED) propõe, ou via transcrição mesmo, se forem documentos não oficiais, sem selos ou comprovantes de entidades e empresas.

Logo depois disso, é necessário classificar cada documento, separá-los de acordo com todas as especificidades e necessidades da empresa e de todos aqueles que, em algum momento, farão uso desses arquivos.

A segunda, mais elaborada, se trata de todas as atividades e conexões que os documentos inseridos na gestão serão submetidos, como a publicação, verificação, encaminhamento, enfim, o real motivo pelo qual colocamos tudo em uma nuvem de conexão segura, mas compartilhada de forma digital e através da web, agilizando processos que poderiam depender de alguma logística.

 

Processos automatizados

Toda a documentação referente ao serviço de uma empresa é assunto muito sério, com inúmeras aplicações e exigências em cada arquivo. Cada funcionário tem sua própria papelada, as notas fiscais devem estar sempre registradas, assim como contrato social, os registros de contabilidade; a lista é grande, consequentemente, assim como a quantidade de papel que precisava ser estocado.

Com a gestão documental automatizada, encontramos benefícios de todos os tipos, diretos e indiretos, com aplicações em todos os tipos de empresa, para todas as necessidades possíveis.

Multas

Por exemplo: se sua empresa mantém arquivos que, de acordo com legislação, já deveriam ter sido destruídos, uma multa incide entre as suas onerações. Com arquivos físicos desorganizados e nenhum controle sobre datas, a chance de isso acontecer é grande. Quando mantemos um programa de gestão documental automatizado, eles serão expostos de acordo com as datas que foram inscritas na hora da classificação.

Compartilhamento de informações

Como já foi dito, o compartilhamento de determinados arquivos com aqueles que devem ter acesso a eles é muito mais fácil e prático, já que mesmo o e-mail pode ser evitado. A consulta através de outros computadores é liberada de acordo com a política da empresa, evitando uma costumeira demora na consulta ou verificação de conteúdo de documentos.

Junto disso, a ausência de toneladas de papel em impressões pouco relevantes e a dispensa de serviços de entrega contam como ótimas vantagens no decorrer dos dias, assim como a reutilização de um espaço que, anteriormente, poderia servir apenas para abrigar toda a pilha de arquivos em armários específicos.

Aplicações

Todos os processos foram aprimorados e otimizados com o avanço da tecnologia, oferecendo aplicações já citadas e todas as outras já existentes, salvando o que há de mais precioso na rotina de uma empresa: tempo.

Ao reencaminhar documentos, destruí-los, publicá-los, aprová-los, tudo de forma digital e prática, transformamos toda a gestão documental e, consequentemente, um setor inteiro dentro de uma companhia, passando a exigir menos tempo e despesas em tarefas cruciais para o desenvolvimento, sem que elas interfiram na real produção e desenvolvimento dos serviços em que ela se especializou.

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