Muitas empresas dependem de inúmeros documentos para seu funcionamento, muitos deles com prazo de validade indeterminado, contratos com terceiros, prestação de serviços, clientes, colaboradores e muitos outros, sendo praticamente tudo registrado e documentado.

Para isso é muito útil ter um controle documental, entendendo prazos de cada documentação e como controlar e arquivar, fazendo com que o processo de busca seja facilitado.

Uma das melhores formas para garantir que este processo seja feito, da melhor forma possível, é aplicando um sistema de gerenciamento de documentos.

Se você quer saber mais sobre os sistemas de gerenciamento de documentosquais são as vantagens de um sistema de gerenciamento de documentos, continue lendo este artigo e entenda como aplicar em sua empresa.

Possibilidade de centralização

Um dos pontos mais importantes para o sucesso de uma empresa é a centralização da documentação através de sistemas de gestão documental e rede compartilhada, facilitando a forma com que os documentos são rastreados e identificados, influenciando diretamente no resultado de processos empresariais.

Facilidade para consultas

Um dos piores problemas para quem trabalha com uma gestão de documentos não integrada é a procura e localização, pois na maioria das vezes, quando um documento é solicitado, possui um prazo, tendo pouco tempo para procura, tempo esse que poderá causar prejuízos. A gestão integrada de documentos facilita totalmente a forma em que este processo de busca será feito.

Controle de prazos

Muitos documentos possuem um impacto gigantesco nas empresas, sendo necessário muito cuidado com os seus prazos de vencimentos. Com os sistemas de gestão é possível programar lembretes automatizados, avisando sobre o vencimento de cada licença ambiental e sobre os contratos de trabalho e de experiência, para controle de prazos facilitados.

Processos seguros

Os controles digitais e backups de sistema são feitos na maioria das vezes automaticamente, garantindo que seus dados estarão sempre seguros. Além de que também é facilmente programável, dando acesso a apenas pessoas permitidas.

Histórico de atualizações

Outra grande vantagem de um Sistema de Gerenciamento de Documentos é a possibilidade de verificar as atualizações, podendo ver quem atualizou, o que e quando atualizou a documentação.

Diminuição de papel

O cuidado com o meio ambiente e a sustentabilidade são assuntos cada vez mais presentes nas empresas, sendo que o gerenciamento de documentos possibilita a diminuição do gasto e utilização de papeis, sendo arquivado e utilizado apenas o necessário, arquivando virtualmente todos os documentos que não necessitam de comprovações físicas.

Redução de custos

Qualquer empresa busca a redução de custos, porém uma redução que não tenha impacto na empresa. O Sistema de Gerenciamento de Documentos irá fornecer este tipo de redução de custos, ainda trazendo muitos outros benefícios.

As despesas com impressão, tempo de armazenamento, espaço físico, pastas, e muitos outros custos, deixarão de existir ou serão muito reduzidos com um armazenamento digital.

Espaço físico

Sua empresa ficará mais organizada, sobrando mais espaço físico, podendo ser utilizado para outras atividades dentro da empresa.

Melhora na produtividade

Os funcionários perdem muitas horas armazenando e procurando documentos, tempo este que poderia ser utilizado em outra tarefa.

Outra vantagem de um Sistema de Gerenciamento de Documentos é acabar com este tempo perdido, garantindo que seus colaboradores encontrem e armazenem documentos o mais rápido possível.

Compartilhamento e integração

Um Sistema de Gerenciamento de Documentos permite que os setores das empresas trabalhem interligado, um complementando o outro em relação a documentos.

O acompanhamento de etapas de processos possibilita a integração empresarial sem a necessidade de estarem no mesmo lugar.

A gestão eletrônica de documentos é a forma mais ágil para facilitar os processos de armazenamentos empresariais. Aposte nesta tecnologia e transforme a sua empresa.

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