Ficar para trás nos mecanismos de administração de uma empresa pode representar um atraso também nos números e rentabilidade dela. Descubra quais são os benefícios dos documentos digitais no seu empreendimento.

 

Se você está planejando um empreendimento já há algum tempo, vislumbrando ótimos serviços, rentabilidade satisfatória, prazer em trabalhar com o que ama, damos toda a força do mundo para que o projeto alcance todo o sucesso esperado. Mas estamos aqui para ajudar e, porque não, lembrar também que há muita burocracia envolvida nessa missão, se é que você já não sabe disso.

Guarde esse termo com carinho na memória: GED. É através dele que podemos criar um ambiente verdadeiramente profissional para o negócio, automatizando funções e agilizando inúmeros processos, diários ou extraordinários, todos envolvendo a burocracia e a documentação da empresa, assunto seríssimo sempre. Antes que nos esqueçamos, falamos da Gestão Eletrônica de Documentos.

Matéria-prima fundamental

A matéria mais valiosa em uma empresa, independente do ramo de atuação, é o tempo. Com alguma disposição dele, conseguimos oferecer serviços e produtos capacitados, com funcionários atuando e rendendo o máximo possível, contribuindo para o desenvolvimento da empresa, não apenas para resolver problemas.

Com um monstro em formato de papéis em salas e armários, fica mais difícil para todos os setores funcionarem, dos que lidam diretamente com ele até os que recebem uma influência indireta.

Se demoramos horas para encontrar uma informação que poderia ser consultada em questão de minutos, usando um simples buscador no software que mantém os documentos digitais registrados, é porque tem algo de muito errado nesse processo todo.

Esqueça a necessidade de transportar papéis através de setores ou da própria cidade, basta um e-mail ou um simples cadastro do funcionário que precisa deles para “agora”, no programa compartilhado. O simples fato de remover toda aquela papelada de cima da mesa, agilizando a compreensão dos documentos através de abas e cliques, deve ser detectado como um facilitador e provedor de tempo.

Economias variadas

Gasta-se menos dinheiro com a aplicação de um Gerenciamento Eletrônico de Documentos, sem sombra de dúvidas. Precisamos implementar o serviço e contar com o diagnóstico da companhia responsável por esse processo, sem dúvidas, mas o que economizamos na folha salarial e no aluguel, por exemplo, já compensam qualquer mensalidade paga pelo uso do software.

Armários abarrotados de pastas e arquivos exigem cuidado, funcionários treinados e especializados na manutenção e organização desses espaços devem constar na lista de pagamento. No caso da digitalização dos documentos, basta que todos aqueles que trabalharão com a ferramenta sejam instruídos sobre o funcionamento dele, sem que seja necessário ter grandes habilidades computacionais.

Também economizamos espaço para que a equipe de Recursos Humanos possa respirar e ajeitar tudo o que for necessário, além de reservar alguns pontos para os documentos físicos obrigatórios. Acredite, uma empresa com grande rotatividade de funcionários e extensa produção pode necessitar de incontáveis armários, o que exige mais metros quadrados, consequentemente, mais dinheiro no aluguel.

Segurança nos processos

Datas para a guarda de documentos, prazos curtos para procedimentos mais rápidos, notas fiscais dos produtos, tudo isso exige alguma segurança e controle, para que um eventual dano à rentabilidade da empresa não cause grandes problemas.

Quando o processo é automatizado através dos programas, fica muito mais fácil consultar e relembrar quais são as urgências burocráticas e, quais podem esperar um pouco.

Documentos digitais já fazem parte de qualquer empresa modernizada, por isso, não deixe de buscar as melhores soluções em Gerenciamento Eletrônico de Documentos, colocando a cabeça para pensar apenas no que é essencial para que o seu empreendimento se destaque no mercado.

Se você quiser saber como a 2Safe pode ajudar sua empresa a usar documentos digitais e alavancar a gestão documental de forma segura e de baixo impacto conheça nossa solução.