O momento econômico que vivemos não permite erros empresariais, sendo muito importante um planejamento e gestão certeira de todos os processos.

Um destes processos que vem gerando prejuízos, e que ainda não é muito bem trabalhado por muitos empresários, é a guarda eficiente de documentos.

A guarda de documentos é um destes processos que cada vez mais está causando prejuízos para empresas, pois quando algum documento importante é perdido ou mal arquivado, clientes poderão ser perdidos e ficará impossível comprovar questões importantes em processos trabalhistas.

Sendo assim, é importante analisar as formas mais eficientes de guarda de documentos, pois isso garantirá sempre a certeza de que todos os processos estão corretos e dentro da legalidade.

O que é guarda de documentos?

Qualquer empresa tem a necessidade de controlar documentos diversos, como por exemplo, os contratos de trabalho, vendas, impostos, guias e muitos outros. Sendo necessária, para um melhor controle, uma forma eficiente de guarda de documentos.

Uma gestão documental irá garantir que todos seus documentos sejam arquivados e guardados estrategicamente, com uma facilidade enorme para qualquer pessoa encontrar.

A gestão de documentos irá garantir que todos seus arquivos, físicos e digitais, sejam perfeitamente organizados, com fácil localização, para as diversas e mais variadas consultas e necessidades que a empresa tenha.

Forma mais eficiente de guarda de documentos

Atualmente a forma mais eficiente de guarda de documentos é a GED, ou a Gestão Eletrônica de Documentos.

Um conjunto de ferramentas tecnológicas que facilitam muito a forma em que os documentos empresariais serão armazenados e compartilhados.

O sistema de GED é completamente eficaz, sendo necessário apenas ser implantado, alimentado com layouts escolhidos e tabelas de acordo com a rotina e arquivos da empresa, depois disso basta apenas receber seus armazenamentos de forma correta, garantindo que tudo estará sempre no lugar correto.

Vantagem em utilizar uma gestão de guarda de documentos

Uma gestão documental possui grande parcela de responsabilidade dentro da organização de uma empresa, pois com ela o empresário possui as garantias de que está dentro de todas as legalidades, com acesso facilitado a qualquer momento sobre toda a documentação empresarial. Veja as demais vantagens:

  • Redução de custos: trabalhar com muitos documentos exige um custo enorme, sendo ele em tempo, armazenamento, espaço físico e digital e principalmente custo de horas trabalhadas. A gestão de documentos garante o melhor aproveitamento deste tempo, facilitando a forma como são armazenados e encontrados.
  • Diminuição do volume: será armazenado apenas o necessário, e todo o conteúdo desnecessário ou que não é mais válido devido sua data de arquivamento, será descartado, otimizando e organizando seu espaço físico e digital.
  • Aumento da qualidade: a gestão documental irá qualificar muito o material arquivado, tendo acesso a conteúdos e documentos que são realmente importantes para a empresa.
  • Facilidade: o acesso ao arquivo e a forma que serão armazenados os documentos será muito rápida e ágil.
  • Dentro da lei: com o arquivo digital e uma gestão documental, sua defesa perante a lei será sempre facilidade, com todos os documentos solicitados em suas mãos.
  • Melhore resultados: as empresas que se preocupam com o seu futuro estão sempre buscando formas de garantir novas estratégias e formas que reduzam custos em processos. O histórico empresarial de cada empresa de acordo com o seu arquivo documental irá possibilitar a criação de novas estratégias, buscando sempre melhorias.

Aproveitando a forma mais eficiente de guarda de documentos, o empresário estará sempre com a certeza de que seus direitos estarão sendo cumpridos, facilitando os processos e as tomadas de decisões, reduzindo gastos e garantindo as melhores formas de busca documental.

Se você quiser saber como a 2Safe pode ajudar sua empresa a melhorar os processos de sua empresa e alavancar a gestão documental de forma segura e de baixo impacto conheça nossa solução.