Abrir um empreendimento exige muito mais do que apenas oferecer um serviço de qualidade. Entenda como funciona uma boa gestão documental em uma empresa.

Administrar e empreender fazem parte do sonho de muitos brasileiros, alguns já familiarizados com negócios de determinados nichos, outros ainda na fase de imaginar um empreendimento próprio, com todas as características e especificidades que desejaria emplacar na empresa. O que muita gente esquece, é que organizar uma empresa exige paciência, habilidades e, principalmente, alguma ajuda externa.

Empresa saudável é aquela que mantêm toda a documentação referente a todos os processos burocráticos da companhia, sejam os trabalhistas, tributários, dados cadastrais, contratos, enfim, todos mesmo, muito bem organizados, fáceis de encontrar e consultar.

Papel da Gestão Documental

Conscientes de que há um mar de informações e registros que devem ser tratados da forma mais profissional possível (mesmo que isso signifique destruí-los), identificamos que o papel dessa gestão documental é fazer com que todos os “bastidores” da companhia funcionem perfeitamente, minimizando erros, multas e atrasos.

Um negócio, do tamanho que seja, produz muito mais papelada do que gostaríamos de reconhecer. Se simplesmente separarmos uma sala para abrigar os armários e os arquivos, largando tudo de forma inconsequente, a chance de se perder no meio dos processos é imensa, sem falar nos riscos dos arquivos serem violados.

Assim, fazemos com que nós mesmos, ou os funcionários responsáveis pelo RH ou contabilidade, percamos horas e mais horas procurando por documentos, aumentamos as chances de extravios, a possibilidade de arcar com multas por conta de arquivos que deveriam ser mantidos e não foram, ou que deveriam ser destruídos.

São incontáveis os prejuízos de uma manutenção relapsa dos documentos, por isso, daremos uma breve explicação de como realizar uma gestão documental adequada.

Digitalização e liberação de espaço

Mais da metade dos documentos em uma grande empresa são desnecessários, resquícios que acabam sendo acumulados por desinformação ou puro esquecimento. Para combater isso, devemos fazer uma limpa e manter apenas o que é realmente essencial, que não pode sair dos armários de forma alguma.

Muitos arquivos podem conter informações que devem ser checados no futuro, por isso, começamos a digitalizar todos esses, os mais importantes, como notas fiscais de produtos e contratos trabalhistas que devem ser mantidos por anos, mesmo após a demissão dos funcionários, e também esses que fazem parte de um “segundo escalão”, já que podem ser consultados e enviados a outras partes interessadas.

Tudo isso faz parte da Gestão Eletrônica de Documentos (GED), que conta com inúmeras outras funções para facilitar o trabalho dos responsáveis por esses documentos. Essa gestão, na maioria dos casos, é realizada e instalada por uma companhia especializada no assunto, que após diagnosticar necessidades e instalar o software, faz interação com a internet.

Depois disso, basta manter os processos em dia, digitalizando os documentos que chegam (e vão chegar, sempre), mantendo os espaços físicos bem organizados, que tudo se encaminha para que a empresa gire de forma perfeita, sem pausas ou lacunas para tarefas burocráticas de pouca produtividade prática.

Assim, podemos dizer que um dos papéis da gestão documental é manter a empresa sem papéis, com o perdão do trocadilho. Limpar o ambiente, facilitar o acesso às informações, atuar de acordo com a legislação, manter backups automáticos, compartilhar documentos em nuvem, segurança completa no acesso a esses registros, tudo isso pode ser incorporado com o GED.

 

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